Kompleksowa Procedura Ochrony Sygnalistów 2024 - Zestaw dokumentów wdrożeniowych - 199 zł +23% VAT

Ochrona sygnalistów to kolejny ważny obowiązek dla wszystkich instytucji publicznych (także oświatowych) oraz dla szerokiego sektora prywatnego.

RBDO oraz Centerum Audytu i Bezpieczeństwa  - jako eksperci z zakresu  bezpieczeństwa danych oraz wdrożeń Dyrektyw UE - proponujemy Państwu kompleksowe procedury dla spełnienie wymogów Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów.

Po zakupie procedur, zapewniamy wsparcie eksperta w procesie wdrożenia.

ZAMÓW:

Kompleksową procedurę dla ochrony syganlistów - jednorazowa opłata 199 zł +23% VAT - w cenie otrzymasz kompleksową dokumentację:

1.PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

2. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

3. OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURĄ ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

4. EWIDENCJA OSÓB ODBIERAJĄCYCH ZGŁOSZENIA OD SYGNALISTÓW

5. POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA I WZÓR KLAUZULI INFORMACYJNEJ DLA OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ NARUSZENIEKLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ NARUSZENIE

6. UMOWA POWIERZENIA W ZAKRESIE DOSTĘPU DO KANAŁU DO OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ

7. ZARZĄDZENIE O WPROWADZENIU SYSTEMU OCHRONY SYGNALISTÓW

8. INSTRUKCJA WDROŻENIA SYSTEMU OCHRONY SYGNALISTÓW KROK PO KROKU

9. RAPORT WS. KONSULTACJI PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

10. OCENA SKUTKÓW DLA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W RAMACH SYSTEMU ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRZEZ SYNGALISTÓW

11. ZAŁĄCZNIK NR 1 - WZÓR DPIA W RAMACH SYSTEMU ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRZEZ SYGNALISTÓW

Jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia procedur?

Podmioty zobligowane do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów od dnia 25 września 2024 roku to:

1.  Jednostki budżetowe
    
2. Firmy zatrudniające minimum 50 pracowników
    
3. Firmy niezależnie od ilości pracowników -  które posiadają status instytucji obowiązanej na podstawie ustawy AML, czyli takie jak:
    

• biura rachunkowe
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
• podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut,
• przedsiębiorcy w zakresie realizującym płatności w gotówce o wartości większej niż 10 000 euro,
• instytucje finansowe,
• kantory wymiany walut,
• lombardy
• instytucje kredytowe i ich oddziały,
• spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
• krajowe instytucje płatnicze,
• agentów rozliczeniowych,
• fundusze inwestycyjne,
• alternatywne spółki inwestycyjne,
• firmy inwestycyjne,
• zakłady ubezpieczeń,
• pośredników ubezpieczeniowych,
• podmioty prowadzące działalność kantorową oraz świadczące
• podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany walut wirtualnych,
• instytucje pożyczkowe,
• przedsiębiorcy  prowadzący działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier w karty i gier na automatach,
• operatorów pocztowych

Kary grzywny za brak procedur

W myśl art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny (jest to kara do 5.000 zł).

Uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.

Zamów procedury w promocji!

1. Kliknij  "KUP TERAZ"

2. Uzupełnij formularz danymi do Faktury VAT i "Złóż zamówienie"

3. Po zamówieniu otrzymasz Fakturę VAT oraz materiały wdrożeniowe i kontakt z Ekspertem

Alternatywnie można złożyć zamówienie przesyłając dane do Faktury Pro forma na adres: biuro@rbdo.pl

PODSTAWY PRAWNE, WDRAŻANIE I DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, organizacje prywatne oraz jednostki sektora publicznego miały obowiązek wdrożenia systemu ochrony sygnalistów do dnia 25 września 2024 r.

Przepisy te mają na celu zapewnienie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie transparentnych i bezpiecznych procedur zgłoszeniowych. Jeśli dana organizacja do tej pory nie wdrożyła wymaganych procedur, powinna niezwłocznie przeprowadzić finalizację systemu zgłoszeń sygnalistów, przygotować wymaganą dokumentację, przeprowadzić konsultacje wewnętrzne z organizacjami reprezentującymi pracowników i jak najszybciej uruchomić odpowiednie mechanizmy. Definicję sygnalisty znajdziemy w art. 2 ustawy, zgodnie z którym sygnalistą jest osoba fizyczna zgłaszająca lub publicznie ujawniająca informacje o naruszeniach prawa w kontekście zawodowym, mająca uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje te są prawdziwe.

Obowiązki organizacji

Na mocy ustawy, podmioty prawne muszą podjąć następujące kroki:

1. Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Każda organizacja musi opracować wewnętrzne procedury umożliwiające pracownikom zgłaszanie naruszeń. Zgodnie z art. 4 ustawy, procedura ta powinna obejmować zasady zgłaszania, rozpatrywania oraz ochrony danych osobowych sygnalistów.

2. Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien zostać skonsultowany ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. Jest to wymagane, aby zapewnić, że procedury są zgodne z oczekiwaniami i potrzebami pracowników (art. 5 ustawy).

3. Stworzenie kanałów zgłoszeń

Organizacje muszą stworzyć kanały zgłoszeń, które mogą być pisemne lub ustne. Rekomendujemy oparcie systemu zgłoszeń na platformach zgłoszeń, które są najbezpieczniejsze z punktu widzenia ryzyka ujawnienia tożsamości sygnalisty. Zgodnie z Art. 6 ustawy, kanały te powinny gwarantować anonimowość oraz bezpieczeństwo zgłaszającego.

4. Ochrona tożsamości sygnalisty

Art. 56 ustawy jasno określa, że ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega surowym sankcjom. Naruszenie tego przepisu może skutkować grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

5. Ogłoszenie procedury

Procedura zgłoszeń powinna zostać ogłoszona w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym. Przyjmuje się, że terminem granicznym w tym przypadku jest 25 września bieżącego roku.

6. Upoważnienie odpowiednich jednostek lub osób

Organizacje muszą upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (art. 8 ustawy). Dodatkowo, należy upoważnić bezstronną jednostkę lub osobę do podejmowania działań następczych w celu rozpatrzenia zgłoszeń (art. 9 ustawy).

7. Utworzenie rejestru zgłoszeń

Każda organizacja jest zobowiązana do utworzenia i prowadzenia rejestru zgłoszeń, który będzie zawierał wszystkie zgłoszenia wraz z informacją o podjętych działaniach (art. 10 ustawy).

Wdrażanie procedur

Wdrożenie procedur wynikających z ustawy o sygnalistach może napotkać szereg trudności. Przede wszystkim, organizacje muszą zapewnić poufność zgłoszeń, co wiąże się z koniecznością inwestycji w odpowiednie narzędzia technologiczne i szkolenia dla personelu. Art. 5 ustawy wymaga, aby kanały zgłoszeniowe były bezpieczne i gwarantowały anonimowość zgłaszającego, co może stanowić wyzwanie dla wielu firm.

Kluczowe jest również stworzenie zaufanego środowiska, w którym pracownicy będą czuli się bezpiecznie zgłaszając naruszenia. Dodatkowym wyzwaniem jest dostosowanie wewnętrznych regulaminów i polityk do nowych wymagań prawnych oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich praw i obowiązków jako potencjalni sygnaliści.

Działania następcze

Po zgłoszeniu naruszenia, organizacje muszą podjąć odpowiednie działania następcze. Ustawa w art. 7 wymaga, aby każde zgłoszenie było dokładnie zbadane, a w przypadku potwierdzenia naruszeń, podjęte zostały kroki naprawcze. Ważnym elementem jest również ochrona sygnalisty przed jakimikolwiek formami represji.
 

Organizacje muszą więc monitorować sytuację i zapewnić, że sygnalista nie jest dyskryminowany ani w żaden sposób szykanowany. Kluczowe jest także raportowanie wyników dochodzenia i podjętych działań do odpowiednich organów nadzoru, co dodatkowo wymaga precyzyjnego zarządzania dokumentacją i komunikacją.

Możliwości świadczenia usług

W celu zapewnienia zgodności z ustawą o sygnalistach, organizacje mogą skorzystać z usług specjalistycznych firm, które oferują kompleksowe wsparcie w zakresie tworzenia i zarządzania kanałami zgłoszeniowymi oraz prowadzenia działań następczych.

Powołany zespół ekspertów z różnych branż może pomóc w projektowaniu i wdrażaniu systemów zgłoszeniowych, poprzez dostarczenie bezpiecznych i poufnych platform do zgłaszania nieprawidłowości.

Bezpłatna dostawa

0.00 PLN

Aby dodać opinię musisz być zalogowany. Zaloguj się